КЛИЕНТ
Крупная компания, работающая в сфере страхования более 30 лет. Основное направление деятельности — страхование имущественных рисков.
ОТРАСЛЬ
Страхование. Один из основных бизнес-процессов компании — заключение агентских договоров. До автоматизации процесс состоял более чем из 25 этапов, поэтому нуждался в приоритетной оцифровке.
ЗАДАЧА
Главная цель — автоматизация бизнес-процессов. Заказчик сделал акцент на следующем:
- оптимизировать работу с договорами путём перехода на электронный документооборот и автоматизации процесса (система Directum RX);
- сократить количество этапов согласования и их длительность;
- снизить риски, связанные с бумажным документооборотом, — большие затраты времени на физическое перемещение документов, вероятность случайной утраты;
- действовать исходя из внедрения «необходимого минимума» с учётом ограниченного бюджета.
ПРОБЛЕМАТИКА
Подзадачи проекта: снижение влияния человеческого фактора и зависимости процесса от конкретного сотрудника; минимизация объёма бумажных документов и сокращение связанных с ними издержек; создание шаблонов для стандартизации документов; стандартизация регламентов; формирование электронного архива; автоматический подбор согласующих и их очередности, а также подписанта документа; контроль статуса документа на всех стадиях жизненного цикла.
Компания располагала собственным штатом ИТ-специалистов, поэтому достаточно было внедрить Directum RX на базовом уровне — дальнейшую доработку, оптимизацию и адаптацию заказчик взял на себя.
РЕШЕНИЕ
Для внедрения выбраны стандартные базовые решения без уникальных модификаций. Чтобы ускорить процесс и на месте устранить узкие места, принято решение об очном участии специалиста в опытно-промышленной эксплуатации: за 2 недели проработали все нюансы внедрения, дали рекомендации пользователям, закрепили теоретические знания на практике и наладили работу.
По результатам анализа бизнес-процессов разработан и внедрён единый регламент работы с документами, в том числе договорами. В целях оптимизации бюджета для некоторых пользователей реализована возможность выполнять задания через почту: все задачи поступают через почтовые клиенты (например, MS Outlook), где доступны просмотр, согласование, отправка на доработку, ознакомление, исполнение простых заданий и поручений.
РЕЗУЛЬТАТЫ
- Работа через почтовый клиент сократила длительность согласования и позволила сэкономить на лицензиях: пользователи фактически не входят в саму систему, а пользуются расширенным почтовым функционалом.
- В промышленную эксплуатацию вышли в полной готовности к активному использованию Directum RX на заданном уровне.
- Внедрение завершено на неделю раньше запланированного срока.
- Заключён договор на техническую поддержку. Рассматривается переход на поставку Intelligence с функциями искусственного интеллекта и внедрение модуля «Совещания».
Подробнее об услуге — электронный документооборот.
