Внедрение Directum RX Enterprise для производителя продуктов питания:

оптимизация и автоматизация с учетом нестандартизируемых цепочек согласования

Автоматизация процессов и переход на электронный документооборот позволяет компаниям выйти на новый уровень оптимизации, что позитивно влияет на работу организации в целом.

При внедрении ЭДО у компаний нередко возникают сомнения – электронный документооборот предполагает стандартизацию, но к некоторым процессам зачастую требуется индивидуальный подход. На примере кейса крупного производителя и оптового продавца продуктов питания рассмотрим, как можно решить вопрос с нестандартными цепочками согласования при внедрении системы Directum RX.

О заказчике

Разработка проекта осуществлялась по инициативе компании, специализирующейся на производстве и оптовой продаже продуктов питания.

Цели и задачи проекта

Главной целью реализации проекта стал переход к автоматизированным процессам согласования закупочной документации, оптимизация процесса согласования договорных документов с учетом сложной матрицы взаимодействия, используемой в компании.

Для решения поставленной задачи в рамках договора был выделен ряд подзадач:

перевод согласования документов из электронной почты в регламентированные процессы с последующим сокращением длительности согласования — в том числе за счет уменьшения зависимости от человеческого фактора и смещения контрольных функций с пользователя на систему, автоматизации выбора маршрута согласования;
формирование электронных архивов;
реализация автоматизированного контроля за каждой стадией обработки документа с направлением уведомлений заинтересованным сотрудникам.

Требовалось реализовать проект в условиях ограниченного бюджета и с учетом особенностей организации бизнес-процессов заказчика.

Реализация проекта: основные моменты и особенности

В качестве оптимального пути достижения поставленной цели было выбрано внедрение системы Directum RX Enterprise. Лицензия на систему внедрена в следующем составе:

Служба ввода документов

Выполнение задач через почту

Интеграция с Диадок

Модуль «Договоры»

Также было реализовано подключение через мобильное приложение Jazz. Этот вариант внедрения позволил закрыть основные потребности заказчика с соблюдением поставленных сроков и без превышения заявленной суммы проектного бюджета.

Одна из ключевых сложностей реализации проекта была связана с особенностями процедур согласования. Внутренние бизнес-процессы компании не предполагали стандартизированного подхода к этой процедуре. Матрица согласования у заказчика зависит от целого ряда характеристик, в том числе:

Вид документа

Ответственное структурное подразделение

Сумма

Условия оплаты

В соответствии с запросом заказчика правила согласования не подлежали трансформации, в связи с чем существующая матрица была реализована в рамках внедрения Directum RX Enterprise. Благодаря слаженной работе команды аналитиков и использованию средств no/low-code разработки удалось интегрировать заявленные матрицы в систему с достижением необходимого уровня автоматизации и без нарушения действующих правил согласования.

Итоги

По итогам внедрения Directum RX Enterprise в составе выбранных решений и приложений ключевые поставленные задачи были успешно решены:

время согласования документов сокращено;
влияние человеческого фактора минимизировано;
процедура согласования автоматизирована и перешла из электронной почты в ЭДО (в соответствии с актуализированными и упорядоченными регламентами);
риск нарушения цепочки согласования (в том числе пропуска ключевых сотрудников) устранен.

Также внедрение системы позволяет согласовывать только самую актуальную версию документа, что является одним из важных этапов оптимизации бизнес-процессов.

В течение проекта произведено перераспределение этапов работ и ресурсов, что позволило завершить проект на полтора месяца раньше.

Вопросы, которые не требуют срочного решения, по согласованию с заказчиком будут решаться на стадии «Развитие проекта».

Перспективы

Система находится в промышленной эксплуатации с декабря 2024 года. В настоящее время осуществляется техническая поддержка пользователей.

По запросу заказчика начата оценка и реализация новых задач, выявленных на этапе внедрения и перенесенных на стадию «Развитие». По итогам трех месяцев промышленной эксплуатации формируются запросы на дальнейшую оптимизацию бизнес-процессов.

Похожие задачи? Запишитесь на обсуждение проекта

Записаться

Производитель продуктов питания

Услуги и решения

Компания

Контакты