КЛИЕНТ
Компания, специализирующаяся на производстве и оптовой продаже продуктов питания.
ОТРАСЛЬ
Производство и оптовая торговля продуктами питания. При внедрении ЭДО у компаний нередко возникают сомнения: электронный документооборот предполагает стандартизацию, но к некоторым процессам требуется индивидуальный подход.
ЗАДАЧА
Главной целью стал переход к автоматизированным процессам согласования закупочной документации и оптимизация согласования договорных документов с учётом сложной матрицы взаимодействия, используемой в компании. Подзадачи:
- перевод согласования документов из электронной почты в регламентированные процессы с сокращением длительности согласования — за счёт уменьшения зависимости от человеческого фактора, смещения контрольных функций с пользователя на систему и автоматизации выбора маршрута;
- формирование электронных архивов;
- автоматизированный контроль за каждой стадией обработки документа с уведомлениями заинтересованным сотрудникам.
Требовалось реализовать проект в условиях ограниченного бюджета и с учётом особенностей организации бизнес-процессов заказчика.
ПРОБЛЕМАТИКА
Одна из ключевых сложностей связана с особенностями процедур согласования: внутренние бизнес-процессы компании не предполагали стандартизированного подхода. Матрица согласования зависит от вида документа, ответственного структурного подразделения, суммы и условий оплаты. По запросу заказчика правила согласования не подлежали трансформации.
РЕШЕНИЕ
Внедрена система Directum RX Enterprise. Лицензия внедрена в составе: служба ввода документов, выполнение задач через почту, интеграция с «Диадок», модуль «Договоры». Реализовано подключение через мобильное приложение Jazz. Такой вариант позволил закрыть основные потребности заказчика с соблюдением сроков и без превышения проектного бюджета.
Существующая матрица согласования реализована в рамках внедрения: благодаря работе команды аналитиков и средствам no/low-code разработки удалось интегрировать заявленные матрицы в систему с нужным уровнем автоматизации и без нарушения действующих правил согласования.
РЕЗУЛЬТАТЫ
- Время согласования документов сокращено, влияние человеческого фактора минимизировано.
- Процедура согласования автоматизирована и перешла из электронной почты в ЭДО в соответствии с актуализированными регламентами.
- Устранён риск нарушения цепочки согласования, в том числе пропуска ключевых сотрудников.
- Система позволяет согласовывать только самую актуальную версию документа.
- Перераспределение этапов работ и ресурсов позволило завершить проект на полтора месяца раньше.
- Система в промышленной эксплуатации с декабря 2024 года, ведётся техническая поддержка пользователей.
Подробнее об услуге — электронный документооборот.
