КЛИЕНТ
Крупное предприятие коммунальной сферы. ГУП занимается централизованным водоснабжением и водоотведением, оказывает коммунальные услуги в пределах области, в связи с чем в его структуре выделено несколько филиалов, физически расположенных в разных населённых пунктах.
ОТРАСЛЬ
Коммунальное хозяйство, государственное унитарное предприятие. Эффективность бизнес-процессов во многом зависит от организации документооборота — формирования, согласования, подписания и мониторинга документов, а также работы с архивами.
ЗАДАЧА
Основной целью стала минимизация бумажного документооборота и оптимизация бизнес-процессов:
- сокращение длительности выполнения задач;
- уменьшение количества механических ошибок и снижение зависимости от человеческого фактора;
- стандартизация и автоматизация процессов согласования;
- формирование электронного архива документов.
Внедрение Directum RX должно было помочь сократить расходы на услуги курьерской службы (использовались в том числе для транспортировки документов между филиалами) и администрирование архива бумажных документов. Особое условие сотрудничества — необходимость заключения договора в соответствии с требованиями № 223-ФЗ.
ПРОБЛЕМАТИКА
Подзадачи, обозначенные заказчиком:
- минимизация задержек в формировании и обработке документов из-за отсутствия на рабочем месте конкретного специалиста;
- перенос контроля за выполнением задач с человека на систему;
- минимизация ошибок и опечаток путём внедрения шаблонов основных документов;
- снижение риска задержки передачи документов или их утери при перемещении бумажных носителей;
- упрощение и ускорение согласования за счёт стандартизации маршрутов, автоматического направления документов и уведомления заинтересованных лиц;
- организация мониторинга изменений, происходящих с документами.
РЕШЕНИЕ
На первом этапе заключён отдельный договор на обследование бизнес-процессов заказчика: сформулировано техническое задание на внедрение, включён перечень работ по его уточнению, проведена детализация работ, составлен уточнённый план-график реализации проекта.
Внедрены модули Directum RX: «Делопроизводство», «Договоры», «Финансовый архив», МКДО (межкорпоративный документооборот). В рамках основного договора проведено обучение администратора системы и конечных пользователей, выполнены работы по настройке и приёмочное тестирование. После опытно-промышленной эксплуатации система переведена в промышленную эксплуатацию.
РЕЗУЛЬТАТЫ
- Значительно снижены затраты времени на форматирование, согласование, передачу и отслеживание документов — за счёт стандартных шаблонов, отказа от ручного форматирования и минимизации человеческого участия в маршрутизации.
- Упрощён поиск и выгрузка ранее согласованных документов благодаря электронному архиву с подразделами.
- Организован мониторинг стадий согласования с уведомлением заинтересованных сотрудников.
- Заказчик переходит к дальнейшему развитию системы: рассматривается переход на актуальную версию и доработка функционала для делопроизводителей.
Подробнее об услуге — электронный документооборот.
