Внедрение Directum RX на государственном коммунальном предприятии:

электронный документооборот как первый шаг на пути оптимизации бизнес-процессов

Эффективность бизнес-процессов во многом зависит от организации документооборота – в том числе в части формирования, согласования, подписания и мониторинга документов, а также работы с архивами. Внедрение электронного документооборота для многих компаний становится первым шагом на пути автоматизации бизнес-процессов. Какие задачи можно решить путем внедрения ЭДО на государственном коммунальном предприятии – расскажем в этом кейсе.

О заказчике

Инициатором внедрения выступило крупное предприятие коммунальной сферы. ГУП занимается централизованным водоснабжением и водоотведением.

Предприятие оказывает коммунальные услуги в пределах области, в связи с чем в его структуре выделено несколько филиалов, физически расположенных в разных населенных пунктах.

Цели реализации проекта

Основной целью кейса стала минимизация бумажного документооборота и оптимизация бизнес-процессов, в том числе:

Сокращение длительности выполнения задач

Уменьшение количества механических ошибок и снижение зависимости от человеческого фактора

Стандартизация и автоматизация процессов согласования

Формирование электронного архива документов

Также внедрение Directum RX должно было помочь сократить расходы на услуги курьерской службы (использовались в том числе для транспортировки документов между филиалами) и администрирование архива бумажных документов.

В качестве подзадач заказчиком были обозначены:

минимизация задержек в формировании и обработке документов в связи с отсутствием на рабочем месте конкретного специалиста;
перенос контроля за выполнением задач с человека на систему;
минимизация ошибок и опечаток путем внедрения шаблонов основных документов;
снижение риска задержки передачи документов или их утери в процессе перемещения бумажных носителей путем полного перехода на электронный документооборот;
упрощение и ускорение процессов согласования путем стандартизации и автоматизации маршрутов согласования, автоматического направления документов по данным маршрутам, а также уведомления заинтересованных лиц о новых событиях на маршруте согласования;
организация мониторинга изменений, происходящих с документами, для возможности оперативного реагирования на них.

В качестве особого условия сотрудничества была заявлена необходимость заключения договора в соответствии с требованиями № 223-ФЗ.

Решение поставленных задач

На первом этапе был заключен отдельный договор на проведение обследования бизнес-процессов Заказчика. В рамках исполнения обязательств по этому договору:

Сформулировано техническое задание на внедрение

Включен перечень работ по уточнению технического задания

Проведена детализация работ

Составлен уточненный план-график реализации проекта

Для достижения поставленной цели были внедрены следующие модули Directum RX:

Делопроизводство
Договоры
Финансовый архив
МКДО (межкорпоративный документооборот)

В рамках основного договора, помимо внедрения выбранных модулей, также было проведено обучение администратора системы и ее конечных пользователей, выполнены работы по настройке Directum RX и приемочное тестирование системы. После завершения опытно-промышленной эксплуатации система была успешно переведена в промышленную эксплуатацию.

Итоги и результаты

Внедрение выбранных модулей Directum RX позволило полностью удовлетворить первоначальных запрос заказчика. В результате проекта:

значительно снижены затраты времени на форматирование, согласование, передачу и отслеживание документов благодаря внедрению стандартных шаблонов, отказу от ручного форматирования, минимизации человеческого участия в маршрутизации и максимального перехода на электронный документооборот вместо бумажного;
упрощен поиск и выгрузка ранее согласованных документов благодаря формированию электронного архива (для удобства использования предусмотрены подразделы);
организован мониторинг стадий согласования с направлением уведомления заинтересованным сотрудникам.

Перспективы

Заказчик переходит к дальнейшему развитию системы. В настоящее время рассматривается переход на актуальную версию системы электронного документооборота. Также заказчик выразил заинтересованность в доработке функционала для делопроизводителей – в перспективе предполагается ускорить и упростить мониторинг подготовки официальных ответов на входящие запросы (в том числе от контрагентов) с организацией отслеживания в разрезе как структурных подразделений, так и конкретных сотрудников.

Похожие задачи? Запишитесь на обсуждение проекта

Записаться

Государственное коммунальное предприятие

Услуги и решения

Компания

Контакты