О заказчике: Автономная некоммерческая организация «Центр поддержки экспорта, промышленности и инвестиционной деятельности «Моспром» (АНО «Моспром»), ранее — Автономная некоммерческая организация центр содействия развитию
Центр «Моспром» был создан Департаментом инвестиционной и промышленной политики Москвы и занимается поддержкой столичного промышленного экспорта и экспорта продукции АПК. Центр играет лидирующую роль в развитии внешнеэкономической деятельности Москвы. Специалисты оказывают поддержку московским производителям и зарубежным покупателям, помогая выстраивать устойчивые кооперационные и торговые отношения.
Основное направление деятельности организации — организация выставок и конференций, информационная поддержка, реализация и продвижение проектов в области инвестиционной и промышленной политики города Москвы и осуществление иной деятельности, направленной на продвижение и популяризацию инвестиционной и промышленной деятельности в городе Москве.
Описание проекта
Так как заказчик — некоммерческая организация, все расходы осуществляются через договорную деятельность, заключаются рамочные и типовые договоры. Расходы субсидируются из бюджета, средства предоставляются в разрезе КБК, далее — субсидий.
Приходилось вручную собирать информацию по заключенным сделкам, причем часть договоров уже велась в системе DirectumRX, а часть (рамочные договоры и заявки по ним) — согласовывалась и хранилась исключительно на бумаге, что затрудняло учет. При таком подходе возникали ситуации, когда заключение нового контракта приводило к превышению запланированных расходов, что влекло за собой перерасчет плановых расходов.
Перед организацией встала задача автоматизации учета расхода бюджетных средств и создания четкого инструмента контроля за перерасходом средств.
Цели и задачи проекта
В начале 2021 года в АНО «Моспром» силами
Расчет бюджета на мероприятия осуществлялся в Excel:
- проводилось планирование — распределения средств субсидии по структуре расходов (статьям);
- велся учет расходов — всех заключенных договоров.
Ответственный за контроль расходования бюджетных средств вручную собирал информацию о каждой заключаемой сделке, относил расход к определенной статье, субсидии, КБК
Стояла задача автоматизации именно учета расходов по всем контрактам,
Используемые решения и подходы
При реализации проекта был разработан модуль Бюджетирование, содержащий Справочники КБК, Субсидии, Блоки и Подстатьи. Модифицирован модуль Проекты — теперь под каждое мероприятие можно указать источник средств, проследить остатки.
Проведены модификации модуля Договоры, которые позволили вести в системе рамочные договоры, а в общем расходе учитывать заявки по рамочным договорам. При заведении сделки и в процессе согласования в специальной вкладке Бюджет указывается источник финансирования.
Введен ряд ограничений для участников договорной работы — больше нет возможности заводить новые расходные договоры и заявки рамочных договоров при превышении планируемых расходов на мероприятие и/или общей суммы субсидии.
Для удобства контроля расхода средств и отслеживания необходимости их перераспределения создан отчет по контролю остатков со ссылками на договорные документы, участвующие в расчетах.
Результаты
В результате внедрения полностью автоматизирован контроль за расходованием бюджетных средств, накладываемые ограничения при превышении плановых расходов минимизировали риск перерасхода средств. В цифровой вид переведен процесс ведения и согласования рамочных договоров и заявок к ним. По каждому заводимому в системе договорному документу прозрачен источник финансирования.
