Управляющая компания ФМ-КРАФТ

О заказчике: Компания ФМ-КРАФТ осуществляет комплексное сервисное обслуживание и модернизацию инженерных систем зданий, оказывает весь спектр услуг, связанных с эксплуатацией крупных офисных и торговых центров. Клиентами компании являются крупные банки, офисные центры, мега-моллы, складские комплексы, промышленные предприятия и элитные жилые дома.

Цели и задачи проекта:

Управляющая компания ФМ-КРАФТ отвечает возрастающим требованиям рынка. Большое внимание руководством компании уделяется качеству оказываемых услуг. Ввиду большого объема документопотока, а также необходимости структурирования всей информации, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, при выборе которой основными критериями стали:

• широкий базовый функционал;
• легкость и удобство работы как для пользователя, так и для администратора;
• перспективы дальнейшего развития.

Функциональность «из коробки», интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX и опыт специалистов компании ООО «КРЕДО-С» позволили заказчику быстро определиться с выбором.

Описание и ход проекта:

Внедрение включало в себя:

• Автоматизацию процессов по обработке входящих писем, формированию резолюций руководителя, отправке на рассмотрение руководителям.
• Автоматизацию процессов по подготовке и согласованию исходящих писем, внутренней документации (приказы, доверенности).
• Настройку системы для работы с новым видом документов — заявками.
• Автоматизацию процессов ведения договоров, согласование договоров с ответственными сотрудниками в электронном виде. Для каждой из 4 организаций внутри компании разработаны и заложены в систему карты процессов, определены исполнители.

В ходе проекта специалистами нашей компании были проведены очные и заочные обучения пользователей системы, включая руководство.

Результаты:

• Появился удобный инструмент контроля входящей, исходящей и внутренней документации, контроль исполнения поручений.
• Появилась прозрачность согласования, при этом не нарушается порядок подписантов, все сотрудники осознают свою ответственность.
• Обеспечена удобная совместная работа с договорами и взаимозаменяемость.
• Исключена возможность последующей замены частей договора или сопроводительной документации.
• Существенное повышение качества согласования, уменьшение времени сотрудников на согласование.
• Мобильным приложением Jazz для iOS и Android обеспечивается удобная работа с входящими заданиями и исходящими задачами, а также создание (в том числе с камеры мобильного устройства), редактирование, подписание документов — все, что нужно рядовому пользователю системы в процессе ежедневной работы.

Планы развития:

Компанию ФМ-Крафт выбирают и сотрудничают с ней благодаря высокому качеству обслуживания. Для поддержания уровня оказания услуг, в планах организации в том числе дальнейшее развития системы документооборота, в том числе:

• Внедрение мобильных приложений Solo для руководителей — для более удобной и гибкой работы с системой из любой точки мира.
• Развитие юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.
• Использование интеллектуальных сервисов Ario для распознавания и автоматического занесения в систему документов.