О заказчике: Основным видом деятельности АО «ТАМАК» является производство деревянных строительных конструкций и столярных изделий. Сегодня предприятие занимает территорию 39 га, площадь цехов составляет 50000 м². Общий штат предприятия составляет более 700 человек. ТАМАК располагает современным парком европейского оборудования, исследовательской лабораторией, передовым программным обеспечением, проверенными технологиями производства и контроля качества. АО «ТАМАК» — победитель рейтинга «Экспортер года 2014», победитель Всероссийской программы «100 лучших товаров России 2016» и «100 лучших товаров России 2017».
Предпосылки проекта
В 2018 году в компании возникла потребность в автоматизации внутреннего документооборота и бизнес-процессов предприятия. Основной целью внедрения системы стало повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет ускорения рассмотрения документов и снижения рисков их потерь, а так же автоматизации и оптимизации ряда бизнес-процессов.
Требования заказчика
К будущей системе руководство АО «ТАМАК» предъявляло следующие требования:
- создание электронного архива документов;
- регистрация входящей, исходящей и внутренней документации (письма, приказы, служебные записки, заявления и др.);
- автоматизация работы с договорной документацией (регистрация, согласование, контроль исполнения обязательств по договору, взаимосвязь документов);
- обеспечение взаимодействие СЭД с финансово-учетной системой 1С;
- внедрение механизма контроля задач и напоминаний для каждого сотрудника;
- контроль исполнительской дисциплины.
Этапы проекта
Внедрение системы производилось поэтапно. Первоначально было проведено предпроектное обследование и разработано Техническое задание на внедрение СЭД DIRECTUM.
На втором этапе было закуплено программное обеспечение и произведено внедрение и настройка системы в соответствии с Техническим заданием.
На третьем этапе проведено обучение ключевых пользователей системы и запущена опытная эксплуатация системы.
На данный момент система переведена в промышленную эксплуатацию. Специалисты «КРЕДО-С» оказывают консультационные услуги и техническую поддержку.
Результаты проекта
Основными результатами внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в АО «ТАМАК», стали:
- Ускорение подготовки и согласования договорной документации.
- Обеспечение сбора статистики по договорной деятельности в разных разрезах.
- Снижение рисков по заключенным договорам.
- Создание базы знаний.
- создание единой базы документов.
- быстрый поиск необходимых документов.
- защита документов посредством разграничения прав доступа и шифрования важных документов.
- ведение базы шаблонов, исключение «человеческого фактора» при подготовке типовых документов.
