Акционерное общество «ТАМАК»

О заказчике: Основным видом деятельности АО «ТАМАК» является производство деревянных строительных конструкций и столярных изделий. Сегодня предприятие занимает территорию 39 га, площадь цехов составляет 50000 м². Общий штат предприятия составляет более 700 человек. ТАМАК располагает современным парком европейского оборудования, исследовательской лабораторией, передовым программным обеспечением, проверенными технологиями производства и контроля качества. АО «ТАМАК» — победитель рейтинга «Экспортер года 2014», победитель Всероссийской программы «100 лучших товаров России 2016» и «100 лучших товаров России 2017».

Предпосылки проекта

В 2018 году в компании возникла потребность в автоматизации внутреннего документооборота и бизнес-процессов предприятия. Основной целью внедрения системы стало повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет ускорения рассмотрения документов и снижения рисков их потерь, а так же автоматизации и оптимизации ряда бизнес-процессов.

Требования заказчика

К будущей системе руководство АО «ТАМАК» предъявляло следующие требования:

• создание электронного архива документов;
• регистрация входящей, исходящей и внутренней документации (письма, приказы, служебные записки, заявления и др.);
• автоматизация работы с договорной документацией (регистрация, согласование, контроль исполнения обязательств по договору, взаимосвязь документов);
• обеспечение взаимодействие СЭД с финансово-учетной системой 1С;
• внедрение механизма контроля задач и напоминаний для каждого сотрудника;
• контроль исполнительской дисциплины.

Этапы проекта

Внедрение системы производилось поэтапно. Первоначально было проведено предпроектное обследование и разработано Техническое задание на внедрение СЭД DIRECTUM.

На втором этапе было закуплено программное обеспечение и произведено внедрение и настройка системы в соответствии с Техническим заданием.

На третьем этапе проведено обучение ключевых пользователей системы и запущена опытная эксплуатация системы.

На данный момент система переведена в промышленную эксплуатацию. Специалисты «КРЕДО-С» оказывают консультационные услуги и техническую поддержку.

Результаты проекта

Основными результатами внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM в АО «ТАМАК», стали:

• Ускорение подготовки и согласования договорной документации.
• Обеспечение сбора статистики по договорной деятельности в разных разрезах.
• Снижение рисков по заключенным договорам.
• Создание базы знаний.
• создание единой базы документов.
• быстрый поиск необходимых документов.
• защита документов посредством разграничения прав доступа и шифрования важных документов.
• ведение базы шаблонов, исключение «человеческого фактора» при подготовке типовых документов.