От прозрачности и эффективности бизнес-процесса по заключению договоров зависит многое. Сложные маршруты согласования, запутанные требования к сопроводительному пакету документов, досадные опечатки и критически значимые ошибки в ключевых пунктах договоров - все это приводит к серьезным трудностям в согласовании договоров с контрагентами и их исполнении, а, значит, снижает эффективность работы компании в целом.
Как сократить процесс согласования договоров, свести к минимуму ошибки, обеспечить быстрое устранение замечаний исполнителями и всегда быть в курсе, на какой стадии находится тот или иной договор, - расскажем в этом кейсе.
Коротко о Заказчике
Работы по кейсу выполнялись по заказу крупной строительной компании с штатом сотрудников около 5 тысяч человек. Заказчик также располагает собственным парком автоспецтехники для собственных нужд и сдачи в аренду.
В компании несколько лет назад уже был внедрен ряд решений по автоматизации и в настоящее время используются несколько модулей Directum RX
Цель проекта
По итогам анализа бизнес-процесса заключения договоров был выявлен ряд проблем, в число которых вошли:
- трудности с оперативным контролем договорного документооборота - из-за большого количества документов заинтересованным сотрудникам (инициаторам, специалистам договорного отдела, согласующим лицам, руководству) практически невозможно отслеживать статусы договоров в режиме реального времени;
-
риск утраты (утеря, порча) документов - как самих договоров, так и сопутствующих бумаг (приложения, документы контрагентов, пояснительные материалы и другие);
-
высокий риск ошибок и неточностей при формировании документов и сборке сопутствующего пакета вручную - при согласовании договоров выявлялись как обычные опечатки и случайные неточности, так и принципиальные ошибки, оказывающие значительное влияние на интересы компании при исполнении договоров.
Также договорной документооборот оказался очень объемным, что требовало пересмотра состава пакета, необходимого для заключения договоров. Хранение документов в бумажном виде затрудняло их поиск, а также повышало риск утраты ранее заключенных договоров в процессе хранения.
Для устранения выявленных рисков, трудностей и эффективного использования направлений роста была поставлена цель перевести договорной документооборот в электронный вид путем дальнейшего развития уже внедренного в компании ПО Directum RX. При этом для ускорения передачи данных (в том числе контрагентам), а также автоматизированного наполнения финансового архива предусмотрена необходимость запроектировать интеграцию Directum RX с 1С: Подрядчик строительства.Управление финансами.
Достижение поставленной цели обеспечивалось решением ряда подзадач, которые были сформулированы совместно с Заказчиком в рамках разработки технического задания.
В частности требовалось:
- разработать, утвердить и загрузить в систему стандартизированные шаблоны основных документов, используемых при заключении договоров, исключая при этом их формирование в ручном режиме;
-
предусмотреть стандартизированные маршруты согласования для договорных документов, что позволит избежать ошибок, связанных с ручной маршрутизацией. Обеспечить возможность отслеживания статуса согласования договора в режиме реального времени для каждого заинтересованного участника процесса. Обеспечить направление уведомлений по событиям в адрес заинтересованных лиц для оперативного устранения замечаний, подписания договоров двумя сторонами и старта их реализации;
-
обеспечить автоматическое перенаправление документов по стандартизированным маршрутам согласования, исключая человеческий фактор;
-
сократить длительность договорных процессов за счет автоматизации, переноса контроля за выполнением задач на систему, осуществление обмена документами в электронном формате без необходимости постоянной физической транспортировки между участниками;
-
свести к минимуму количество бумажных документов, используемых внутри компании в рамках процесса согласования и заключения договоров, что позволит добиться сокращения издержек на оплату услуг курьеров, упростит и удешевит администрирование архива бумажных документов;
-
снизить зависимость эффективности бизнес-процесса от конкретного сотрудника, повысить уровень взаимозаменяемости специалистов.
Также требовалось обеспечить возможность формирования электронного архива документов с простым удобным поиском и выгрузкой со всеми согласованиями и подписями.
Решение
В связи с тем, что в компании уже внедрено ПО Directum RX для удобства и унификации было принято решение добиться поставленной цели путем дальнейшего развития этой системы. В рамках реализации рассматриваемого кейса:
- Directum RX, в 2025 обновлена до версии 4.11;
-
Внедрены модули «Договоры» и «Финансовый архив»;
-
Предусмотрена интеграция с учетными системами «1С: Бухгалтерия» и сервисами электронного обмена.
-
Все решения прошли процесс адаптации с учетом пожеланий Заказчика и особенностей организации договорных бизнес-процессов компании. Также система была модифицирована для того, чтобы интегрировать решения Directum RX с учетными системами 1С.
Результат
Выбранные модули успешно внедрены в промышленную эксплуатацию, сотрудники активно используют возможности обновленного Directum RX в повседневной работе в рамках договорных процессов. Разработаны, утверждены и загружены стандартизированные шаблоны, настроены автоматизированные маршруты согласования.
Процесс согласования договорных документов полностью перенесен в электронный формат и осуществляется в Directum RX. Время согласования сократилось как за счет автоматизации и электронного обмена файлами, так и благодаря минимизации ошибок и неточностей в самих документах. Возможность отслеживания статусов позволяет участникам процесса оперативно реагировать на любые изменения, связанные с интересующим их договором.
В настоящее время идет формирование электронного архива документов, прошедших процедуру согласования в Directum RX.
