Больше чем СЭД: как Directum RX превратился в экосистему управления компанией

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) - логичный шаг на пути развития автоматизации бизнес-процессов современной компании. Переход на КЭДО позволяет не только более рационально использовать ресурсы компании и снижать риски, связанные с проверками контролирующих органов, но и создавать привлекательный HR-бренд.



Если в компании уже внедрены решения СЭД, разумно выбирать их дальнейшее развитие, чтобы со временем сформировать полноценную электронную экосистему управления компанией.
Какие задачи позволяет решить внедрение КЭДО и как внедрить его, уже имея в организации активно применяемые автоматизированные решения, рассказываем в этом кейсе.

Коротко о заказчике
В роли Заказчика выступила ФСК “Мостоотряд-47”, работающая в сфере мостостроения, а также предоставляющая услуги по аренде строительной техники. Количество сотрудников - около 5 тысяч человек, собственный парк техники - более 400 единиц.

 Заказчик использует Directum RX для автоматизации бизнес-процессов (БП) на протяжении нескольких лет. На момент начала работы по кейсу уже внедрен в промышленную эксплуатацию целый ряд модулей, в том числе:

• проекты;
• договоры;
• делопроизводство;
• совещания;
• финансовый архив.
• Дополнительно организован электронный обмен данными из Directum RX через Диадок и СБИС, выполнена интеграция с 1С: Подрядчик строительства. Управление финансами в части передачи контрагентов, договорных и финансовых документов из 8 баз 1С.

Цель проекта
При анализе бизнес-процессов компания выяснила, что перспективным направлением дальнейшей автоматизации БП является внедрение КЭДО. Такой вывод был сделан на основании следующих факторов:

1. Выявлена сильная зависимость кадрового документооборота от внешних и внутренних факторов:

• высокий риск утраты (утеря, порча) документации;
• сильная загруженность сотрудников (как профильных структурных подразделений, так и смежных), что затрудняет своевременную и корректную подготовку кадровых документов;
• удаленность филиалов, производственных площадок, обособленных подразделений - что повышает затраты времени на обмен бумажными документами, повышает вероятность заполнения с ошибками и неточностями и необходимости последующих корректировок и повторных согласований;
• форс-мажорные ситуации.

2. Затраты времени на подготовку документации «вручную» и их последующую транспортировку по «цепочке согласования» (работник - непосредственный руководитель - сотрудники кадровой службы - специалисты, занимающиеся сопутствующими расчетами) оценены как неоправданно высокие

3. Высокая вероятность закрепления необходимости внедрения КЭДО на законодательном уровне в ближайшие годы.

Выявленные «узкие места» не только приводили к чрезмерной нагрузке на специалистов службы управления персоналом, но также создавали риски штрафных и иных санкций со стороны контролирующих органов, связанные с утратой и некорректным оформлением документации.

Основной целью стало внедрить в организации заказчика КЭДО на базе уже введенного в промышленную эксплуатацию ПО Directum RX.

В рамках достижения поставленной цели и повышения управляемости кадровых процессов было необходимо решить следующий комплекс основных задач:

• повысить производительность труда и уровень эффективности работы специалистов, занятых в кадровых процессах;
• обеспечить соблюдение требований трудового законодательства;
• ускорить кадровый документооборот за счет обмена документами в электронной форме, использования стандартизированных шаблонов и внедрения оптимизированных цепочек согласования и ознакомления;
• сократить бумажный документооборот в части кадрового делопроизводства до необходимого минимума, регламентированного законодательством;
• минимизировать риски утраты документов;
• снизить влияние человеческого фактора, в том числе за счет повышения взаимозаменяемости сотрудников;
• сформировать привлекательный и технологичный HR-бренд.

Решение
В связи с тем, что Заказчик долгое время успешно пользуется несколькими решениями Directum RX, для достижения поставленной цели было принято решение о дальнейшем развитии этого ПО как полноценной экосистемы управления компанией с внедрением дополнительных модулей, позволяющих перевести кадровый документооборот в электронный формат и органично интегрировать их в существующую СЭД и 1С:ЗУП.

Для внедрения в компании Заказчика была выбрана система Directum HR Pro, версия 2.4, в том числе следующие модули:

• Кадровый ЭДО;
• Командировки;
• Прием на работу;
• Отпуска;
• Ознакомление с ЛНА;
• Личный кабинет.

Все технические решения прошли адаптацию с учетом особенностей организации бизнес-процессов Заказчика. Также предусмотрена бесшовная интеграция с учетной системой «1С: ЗУП».

Результат
Основные работы в части внедрения и адаптации КЭДО на базе HR Pro завершены, сотрудники компании Заказчика активно подключаются к работе в системе.

В настоящее время реализованы следующие возможности:

• оперативное информирование персонала компании - ознакомление с приказами, распоряжениями, утвержденными заявлениями, иными локальными нормативными актами;
• электронное оформление и согласование заявлений по кадровым событиям (отпуска, командировки, переводы, совмещения и прочие аналогичные заявления теперь создаются и обрабатываются в Системе) в соответствии с установленными правилами с последующей обработкой в службе управления персоналом без необходимости личного визита к специалистам по кадрам;
• направление запросов расчетному отделу для заказа справок, уточнения информации;
• ознакомление соискателей с локальными нормативными актами, дистанционный прием на работу.

Заинтересованные сотрудники (специалисты службы управления персоналом, авторы заявлений, согласующие и утверждающие лица) имеют возможность отслеживать статусы кадровых документов непосредственно в системе.

 Для удобства пользователей в Личном кабинете HR Pro есть типовые шаблоны документов, оформленные в соответствии с действующими требованиями - стандартизированные формы предоставленным Заказчиком, и настроенным Исполнителем на основании потребностей Заказчика и загружены в КЭДО. Сотрудник, перешедший на КЭДО заполняет простую и удобную форму и на выходе получает готовое к подписанию заявление.

 Руководители отмечают, что все заявления подчиненных поступают оперативно, не содержат попадающихся ранее неточностей, на согласование поступают документы, заполненные корректно и без ошибок. Планировать и согласовывать кадровые документы намного удобнее, процессы стали намного прозрачнее.

Перспективы
Внедрение кадровых модулей HR Pro стало новым этапом на пути формирования полноценной цифровой экосистемы управления компанией на базе Directum RX. Ожидается, что весь кадровый документооборот (за исключением документации, обязательной к оформлению в бумажном виде в соответствии с требованиями законодательства) в скором времени перейдет в электронный формат, а компания рассмотрит дальнейшие шаги по автоматизации других бизнес-процессов.