Минтруд России подготовил законопроект «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей». Документ представлен к общественному обсуждению на Федеральном портале проектов нормативно-правовых актов.
Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид — отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство.
Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года. То есть, на 3 года.
В рамках участия в эксперименте работодатели должны будут:
- установить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
- определить структурные подразделения организаций, участвующих в эксперименте (при необходимости);
- подготовить и принять локальные нормативные акты;
- ознакомить работников о порядке проведения эксперимента посредством использования информационной системы, применяемой работодателем, либо на бумажном носителе.
Также предусматривается, что в период проведения эксперимента по заявлению работника о выдаче документов, связанных с работой, ведение которых предусмотрено в электронном виде, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней способом, указанным в заявлении: на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Все расходы на ведение кадрового документооборота в электронном виде, включая приобретение и применение электронной подписи работника, несет работодатель.
Вести документы, связанные с трудовыми отношениями, работодатели будут посредством использования своей информационной системы.
Как ни странно, расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, вкл. применение электронной подписи сотрудника, несет работодатель.
В рамках эксперимента при поступлении запросов от различных контрольно-надзорных органов работодатель сможет представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью.
Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением кадровых документов и др.
